Karta – dla klienta, dla pracownika, dla członka

Płacimy nią za zakupy, przy jej użyciu wypłacamy pieniądze, nagrywamy na nią bilet komunikacji miejskiej, a nawet umieszczamy w telefonie, by móc skontaktować się z bliskimi. Elektroniczna karta może mieć wiele postaci i pełnić rozmaite funkcje, dzięki czemu z powodzeniem może być wykorzystywana w biznesie, a także w stowarzyszeniach i innych organizacjach.

Już samo uświadomienie sobie, że zarówno karta SIM, karta płatnicza, jak i karta do dekodera telewizyjnego to w gruncie rzeczy narzędzia tego samego typu, pokazuje nam, jak szerokie mogą mieć one zastosowanie. Nie trzeba być jednak właścicielem banku ani firmy telekomunikacyjnej, aby dzięki kartom osiągać korzyści.

Karta na każdą okazję

Karta wyposażona w kod kreskowy lub chip może się sprawdzić właściwie w każdej organizacji. W przedsiębiorstwie może być to karta pracownicza, która pozwala na otwieranie drzwi, a jednocześnie wykorzystywana jest do monitorowania czasu pracowników. W stowarzyszeniu może stanowić kartę członkowską. W klubie fitness, może być kartą dla klienta, na której zarejestrowany jest odpowiedni abonament.

– Ta sama karta może  służyć zarówno do otwierania bramek przy wjeździe na parking, jak i do elektronicznego oznaczania lub podpisywania dokumentów – mówi Maciej Blajer, prezes informatycznej spółki Enadis.

Tyle, że żadna karta nie istnieje w próżni. Samo zamówienie kart i rozdanie ich członkom stowarzyszenia lub klientom klubu będzie miało taki sam sens, jak wydanie kartoników z imionami i nazwiskami. Wykorzystanie możliwości, jakie dają karty, jest możliwe wyłącznie dzięki odpowiednim systemom informatycznym.

– W praktyce same karty stanowią jedynie potwierdzenie przynależności czy to do stowarzyszenia, klubu, czy też do firmy. Podstawę systemu stanowi natomiast oprogramowanie do zarządzania członkostwem. Programy gromadzące dane mogą być używane przez wszelkie organizacje zrzeszające ludzi, a także np. przez uczelnie czy urzędy – wyjaśnia Maciej Blajer.

Program jako serce systemu

Programy takie są zazwyczaj przygotowywane na indywidualne zamówienie i dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji. Ich podstawową funkcją jest możliwość edytowania listy członków lub pracowników. Do każdej osoby mogą być jednak przypisane dodatkowe informacje, a także dostęp do odpowiednich funkcji.

Nietrudno więc sobie wyobrazić sobie sytuację, w której klient klubu fitness na podstawie wykupionego abonamentu otrzymuje wgrany na kartę dostęp do sali z urządzeniami jednego typu, ale kartą z takim abonamentem nie może już otworzyć pomieszczenia z urządzeniami wymagającymi droższego dostępu. Poza tym, jeśli abonament obejmuje np. 30 godzin w sali ćwiczeń, po wykorzystaniu tego czasu dostęp może zostać automatycznie zablokowany (karta przestanie być aktywna).

System informatyczny do zarządzania członkostwem może być użyty także do komunikacji z zarejestrowanymi osobami. Np. można wysyłać pracownikom e-maile z ważnymi informacjami, a w przypadku stowarzyszeń, przypomnieć członkom przez sms o niezapłaconych składkach. Co ważne, możliwe jest przygotowanie dodatkowych informacji (lub ofert) skierowanych zarówno do wszystkich osób z listy, jak i do osób przypisanych do wybranej kategorii (np. do najbardziej aktywnych członków lub pracowników pełnoetatowych).

Więcej danych do analizy

To, że wszystkie dane na temat członków organizacji, pracowników lub klientów dostępne są w jednym systemie, ułatwia analizowanie informacji. Odpowiednie oprogramowanie pomoże zebrać w gotowy raport podstawowe dane demograficzne (wiek, płeć, miejsca zamieszkania), czy też informacje dotyczące przyrostu lub odpływu członków. Dane takie z powodzeniem można wykorzystać, aby szybciej reagować na potrzeby członków i dostosowywać aktywność organizacji do ich wymagań.

Szczególnie łatwo docenić dostęp do danych o klientach w biznesie. W przypadku wspomnianych klubów fitness, dane zebrane w systemie pozwolą na bieżąco uzyskiwać informacje dotyczące liczby osób, których karnety mogą wkrótce stracić ważność, czy też ustalić wzrost lub spadek częstotliwości korzystania z klubu przez poszczególnych klientów oraz zbiorczo – w skali całego klubu. Mając takie dane, klub może odpowiednio reagować, np. przygotowując dodatkowe promocje na przedłużenie abonamentów, albo proponując dodatkowe atrakcje, szczególnie gdy odpływ klientów jest większy niż zwykle.

– Oprogramowanie oraz kartę można powiązać z systemem lojalnościowym, np. pozwalającym zbierać punkty i wymieniać je na nagrody – mówi prezes firmy Enadis. – System do zarządzania członkostwem można wykorzystać w bardzo rozmaitych rodzajach biznesu. Należy jedynie pamiętać, aby oprogramowanie zostało przygotowane z uwzględnieniem specyfiki konkretnej firmy – dodaje.

System do zarządzania członkostwem w połączeniu z elektroniczną kartą to nowoczesny duet, który pozwoli sprawniej zarządzać każdą organizacją, która zrzesza lub zatrudnia ludzi. Dzięki takiemu systemowi wszystkie ważne informacje zostają zebrane w jednym miejscu, a zarządzanie nimi staje się łatwe i wygodne.

Karta natomiast staje się zarówno ułatwieniem dla członków czy pracowników, jak i wyznacznikiem prestiżu. W końcu możliwość posługiwania się kartą konkretnej firmy lub stowarzyszenia, to element ekskluzywności – coś, czym nie każdy może się pochwalić.