Wynajem biura – bez pośrednika, przez agenta czy może z doradcą do spraw nieruchomości?

Co rynek nieruchomości biurowych oferuje najemcom i jakie wsparcie pozwoli w pełni wykorzystać jego możliwości? Szukając biura dla firmy należy świadomie dokonywać wyboru nie tylko lokalu, ale przede wszystkim specjalistycznego wsparcia w tym procesie.

Sytuacja na rynku powierzchni biurowych w Polsce od pewnego czasu faworyzuje najemców. – Obecny współczynnik pustostanów biurowych w Polsce wzrasta, w chwili obecnej wynosi ok 15-16%, szacuje się że w niedługim czasie wzrośnie do 20%, podczas gdy dla równowagi rynku powinien wynosić mniej niż 10%. Duży wzrost transakcji wynika z obrotu powierzchni – wykorzystania przez firmy możliwości zmiany siedziby. – mówi Prezes Zarządu Commerson, polskiej marki oferującej kompleksową obsługę rynku nieruchomości biurowych, Nigel Wade – Wzrastająca liczba nowych inwestycji tworzy szeroką ofertę nieruchomości w coraz lepszych standardach, zwiększając możliwości wyboru i negocjacji przy wyborze biura. To wymarzona sytuacja dla najemców komercyjnych.

Największy błąd najemcy – postawa „zrób to sam”

Aby w pełni wykorzystać swoją pozycję na rynku, najemcy powierzchni biurowych muszą mieć świadomość, że wybór lokalu i jego najem to złożony proces. Konsekwencją błędów na tym polu, w najlepszym wypadku jest skazanie firmy na funkcjonowanie przez 5 lat w nieodpowiednim dla niej lokalu, a nierzadko też dodatkowe koszty.

Próba samodzielnego poszukiwania nowego biura jest przypadkiem coraz rzadszym, jednak wciąż zdarzającym się w polskich firmach. Tymczasem, nawet w niewielkiej organizacji, proces zmiany biura wykracza poza jej typowe działania, wymagając dodatkowego zaangażowania. W celu wykorzystania w pełni potencjału tego zadania potrzebna jest nie tylko znajomość potrzeb firmy, ale też gotowość do importu zewnętrznej wiedzy. Jednym słowem – chcąc znaleźć nowe biuro, którego powierzchnia i aranżacja będzie podnosić efektywność pracy, a koszty najmu będą zoptymalizowane, należy zwrócić się do specjalisty.

Agencja nieruchomości, pośrednik czy specjalistyczne doradztwo?

Większość firm, poszukując przestrzeni dla swojej działalności, myśli o tym procesie jedynie jako o wyborze lokalizacji i metrażu. Wychodząc z takiego założenia, rolę zewnętrznego wsparcia również redukuje jedynie do pośrednictwa.

Szukające nowego biura firmy często podejmują współpracę z wieloma pośrednikami jednocześnie, licząc w ten sposób na lepsze oferty. W praktyce nie chodzi jednak o to, żeby najemca otrzymał ich jak najwięcej, ale żeby przedstawione nieruchomości były faktyczną odpowiedzią na jego potrzeby.

Pułapką może być też promowanie przez pośrednika biur, na które agencja ma wyłączność. Monopol na wynajem danego budynku jest dla niej zobowiązaniem wobec właściciela i może skutkować promowaniem takiej oferty, bez względu na jej faktyczne dopasowanie do potrzeb danego klienta.

Niestety przedsiębiorcy rzadko mają w ogóle świadomość różnicy między usługami doradczymi a brokerskimi. – Wynagrodzenie pośrednika pracującego na zasadzie brokerskiej wypłacane jest przez dewelopera i zależy od wielkości wynajętej powierzchni. Tymczasem praca doradcy polega na reprezentowaniu interesów najemcy i wykracza poza finalizacje transakcji.-tłumaczy Nigel Wade, działający na polskim rynku nieruchomości komercyjnych od lat 90-tych. Kompleksowa obsługa doradcza doświadczonego specjalisty, zajmującego się także przygotowaniem planów adaptacji nieruchomości, pozwala skutecznie ocenić docelowy koszt najmu i wynegocjować odpowiednie warunki po stronie dewelopera.

Pośrednictwo po deregulacji – kogo warto obdarzyć zaufaniem?

Ustawa znosząca obowiązek posiadania licencji przez pośredników na rynku nieruchomości otworzyła go niestety także dla niekompetentnych agentów. Zachwianie poziomu zaufania do tej branży każe firmom ostrożnie dobierać partnerów.

Duże organizacje czy zagraniczne korporacje, związane globalnymi umowami zazwyczaj wybierają do współpracy największych graczy, którzy mogą pochwalić się rekordowymi transakcjami.

– Wybierając agencję do współpracy nie warto się specjalnie kierować liczbą wynajętych metrów. Takie dane nie gwarantują jeszcze poziomu obsługi. Zawsze należy sprawdzić faktyczne doświadczenie osoby, z którą współpracujemy. Jej dodatkowym atutem może być np. znajomość procesów wynajmu od strony klienta. – zaznacza Wade.

Przy braku ustawowego licencjonowania działalności warto też poszukać specjalistów legitymizujących się alternatywnym poświadczeniem jakości usług. – Na straży branżowych standardów i etyki działania stoją różnorodne instytucje takie jak np. Corporate Facility Advisors International (CORFAC) i Royal Institution of Chartered Surveyors (RICS), których weryfikacji się poddajemy.– mówi Nigel Wade z Commerson- Usługi doradcze bazują na budowaniu partnerskich relacji z klientem. Staramy się zapewnić ich najwyższy poziom i transparentność, potwierdzone także certyfikacją zewnętrznych autorytetów.

Obecny rynek biurowy w Polsce daje najemcom duże możliwości wsparcia działalności biznesowej odpowiednio dopasowaną siedzibą. Ważne jest odpowiednie zrozumienie potencjału zmiany biura i świadomy wybór partnera, który przeprowadzi firmę przez ten wielopłaszczyznowy proces.