Program do fakturowania online – 3 fakty o tym rozwiązaniu

Dla właścicieli małych i średnich firm zagadnienia księgowe to często pięta achillesowa. Faktury, dane, przelewy, płatności to niezbędny, ale uciążliwy obowiązek, zwłaszcza jeśli wsparcie ze strony profesjonalnego biura księgowego okazuje się na co dzień zbyt drogie. Program do fakturowania online to wydatek, który się opłaca. Zautomatyzowanie prac związanych z księgowością to nie tylko oszczędność czasu. Jakie jeszcze korzyści niesie z sobą fakturowanie online?

Pojęcie faktura jest często utożsamiane z rachunkiem. Jako fakturowanie określa się więc wystawienie rachunku. Fakturowanie oznacza również przyporządkowanie wydatków do poszczególnych kont księgowych.

Nowoczesny program do fakturowania online to jednak nie tylko proste wypisanie faktury, choć to z tym najczęściej się kojarzy. Takie narzędzie to łatwy podgląd wszystkich procesów dotyczących firmy: przychodów, rozchodów, kontrahentów, stanów magazynowych. Program do wystawiania faktur online umożliwia również sporządzanie ofert, dokumentów dostawy, wystawianie zleceń – mówi Małgorzata Lesik z firmy intaxo.pl.

Po pierwsze: Podstawowe zalety fakturowania online

Praca z nawet najprostszym programem do księgowości internetowej pozwala zaoszczędzić sporo czasu i nielubianej „papierologii“. Ułatwia bieżącą kontrolę finansów w firmie. Wszystkie dane są dostępne 24 godziny na dobę. Łatwo więc kontrolować terminowe wpływy należności. Oprócz tego program do fakturowania daje następujące możliwości zarządzania danymi we własnej firmie:

• Wykorzystanie danych zapisanych w programie

I tak nazwa firmy, adres użyte do wystawienia faktury online mogą być wstawione do innego dokumentu np.: listu, wezwania do zapłaty. Program do fakturowania umożliwia bezpośredni i w pełni automatyczny import danych.

• Zarządzanie usługami/towarami: 

Wszystkie towary i usługi, z których korzysta dany klient mogą być łatwo zaimportowane do faktury. Przy wystawianiu faktury wystarczy tylko wybrać odpowiednie, wprowadzone wcześniej do systemu pozycje. Nie ma potrzeby przy każdym nowym rachunku dla danego wprowadzania wszystkich pozycji od początku.

• Bezpieczeństwo prawne: 

Wzory dokumentów np.: faktura, czy oferta są sporządzone zgodnie z obowiązującymi przepisami. Nie trzeba pamiętać np.: o wprowadzaniu bieżącego numeru faktury, bo system dodaje go automatycznie. Wszystkie niezbędne dane, które powinny znaleźć się na danym rachunku, również są już wprowadzone, wystarczy je tylko uzupełnić.

• Kontrolowanie płatności

Program do fakturowania umożliwia kontrolę wpływów poszczególnych faktur. W ten sposób zawsze wiadomo, które rachunki już zostały uregulowane, a które oczekują na płatność. Wiele systemów do fakturowania online oferuje od razu możliwość automatycznego wystawienia wezwania do zapłaty.

Po drugie: Inne przydatne funkcje programów do fakturowania

Wspomniane wcześniej funkcje to podstawowe możliwości, jakie daje wykorzystanie programu do księgowości online. Są one przydatne zwłaszcza w małych i średnich przedsiębiorstwach, gdzie większość obowiązków związanych z obiegiem dokumentów, składaniem ofert, księgowością i kontrolowaniem płatności jest wykonywana przez samego właściciela. Bardziej zaawansowane programy do fakturowania pozwalają również na wystawianie ofert, zleceń, dokumentów dostawy. Oprócz tego możliwe jest również automatyczne wysyłanie listów i faksów.

Po trzecie: Fakturowanie w chmurze – bezpieczne dane w przypadku awarii

Coraz częściej sprzedawcy programów do fakturowania oferują możliwość korzystania z chmury. Program do fakturowania nie jest wówczas zainstalowany tylko na jednym komputerze w firmie, tylko w chmurze. Takie rozwiązanie to pełna niezależność wystawiania dokumentów online. Niezależnie od miejsca pracy po zalogowaniu do chmury cały system do fakturowania online jest dostępny dla dowolnego użytkownika.

Dodatkowy plus do bezpieczeństwo danych. Systemy w chmurze dysponują bezpiecznymi i zabezpieczonymi serwerami. Oznacza to, że w przypadku jakiejkolwiek awarii, dane nie ulegają zniszczeniu, bo natychmiast uruchamia się opcja zarządzania danymi (kopiami zapasowymi) w trybie awaryjnym. Bardzo przydatna jest również funkcja API, która umożliwia współpracę z innymi systemami. W ten sposób np.: zakupy z sklepie internetowym są od razu widoczne w systemie.

Księgowości online nie trzeba się bać. Programy do fakturowania uwzględniają zarówno różny poziom umiejętności pracy z komputerem, jak i zagadnień prawnych związanych z księgowością. Większość funkcji jest zautomatyzowanych, program sam prowadzi użytkownika przez poszczególne czynności. Oszczędność czasu, porządek w dokumentach, kontrola przychodów i rozchodów, a także bezpieczeństwo danych i zgodność z wymogami prawnymi wystawianych rachunków to zalety korzystania z fakturowania online, które doceni każdy właściciel nawet najmniejszej firmy.