O czym pamiętać podczas organizowania delegacji?

Sekretarka jest prawą ręka prezesa. Przejmuje większość jego obowiązków i organizuje sprawy formalne tak, aby wszystko odbywało się w zgodzie z planem i we wskazanym czasie. Jakie jeszcze powinności ciążą na sekretarce? Jak musi przeprowadzić delegację dla swojego pracodawcy?

Zazwyczaj standardowa umowa mówi, że wśród powinności sekretarki jest również ustalanie pracy biura, umawianie spotkań, przyjmowanie kontrahentów oraz załatwianie delegacji. Ostatni element z listy wymaga wiele doświadczenia i często zmysłu logistycznego.

Warto również dodać, że najczęściej delegacje to krótkie wyjazdy na konferencje, sympozja, targi lub rozmowy z klientami. Dobrze ułożony wyjazd ma mijać spokojnie i bez problemów z transportem czy jedzeniem.

Tak naprawdę sama delegacja to głównie zakupienie biletów lotniczych w obie strony, znalezienie noclegu oraz wyżywienia i transportu na miejscu. Oprócz tego ważne jest przygotowanie kalendarza spotkań oraz prezentacji}, które wspomogą konsultacje biznesowe.

Bywa również, że prezes lub przełożony prosi o określenie rangi każdego spotkania, celu oraz miejsca i godziny. Sekretarka musi zatem stworzyć całościowy wykaz, który jest racjonalny i możliwy do zrealizowania.

red. Justyna Błahut
gazetafinansowa.net