Nowoczesne rozwiązania IT w nieruchomościach obniżają koszty eksploatacji budynków i zwiększają bezpieczeństwo

Nieruchomości komercyjne stają się coraz bardziej zinformatyzowane. Nowoczesne narzędzia IT wspomagają już nie tylko zarządzanie i obsługę finansowo-księgową, lecz także utrzymanie techniczne, obsługę gości czy dostawców. To może przyczynić się do obniżki kosztów i zwiększenia bezpieczeństwa obiektu.

– Rośnie zainteresowanie informatyzacją wszystkich obszarów niezwiązanych z finansami i księgowością, które dotychczas były naturalnym obszarem do informatyzacji – mówi agencji informacyjnej Newseria Adam Penkala, współzałożyciel Velis IT Systems. – Największe korzyści z wdrażania rozwiązań IT w obiektach komercyjnych to w szczególności obniżenie kosztów, optymalizacja procesów wewnątrz organizacji oraz wzrost zadowolenia najemców.

Jak zaznacza Penkala, informatyzacja w branży real estate skupia się coraz bardziej na obszarach związanych z klientami, a już mniej na procesach wewnątrz samych organizacji. Rozwiązania IT zaczynają być budowane pod kątem dostarczania wartości dla najemców powierzchni komercyjnych.

– Dobrym przykładem jest opcja automatycznej recepcji czy systemu typu wirtualna recepcja w obiektach biurowych, logistycznych, produkcyjnych. Mają one na celu optymalizację i zwiększenie jakości obsługi gości dzięki nowoczesnym narzędziom informatycznym – wyjaśnia współzałożyciel Velis IT Systems.

Jak podkreśla, tradycyjne recepcje, gdzie potwierdzenie przybycia gościa odbywa się poprzez pokazanie dowodu osobistego i oczekuje się na gospodarza, będą stopniowo zastępowane przez ekrany do samodzielnego logowania się – intuicyjne i proste w obsłudze. Gość może być też wpuszczony po zeskanowaniu kodu QR, który otrzyma w zaproszeniu i dzięki któremu jego dane zostaną wprowadzone automatycznie.

Zdaniem Penkali zmiana ta niesie też korzyści wizerunkowe – od tego, jak przebiega rejestracja i obsługa, w dużej mierze zależy pierwsze wrażenie klienta czy partnera biznesowego.

Rozwiązania IT mogą również przyczynić się do podniesienia bezpieczeństwa obiektu.

– W szczególności, jeśli chodzi o bazy danych czy transparentność tego, co się dzieje w obiektach. Mamy dostęp do danych gości, dostawców czy raportów ewakuacyjnych, które w każdym momencie możemy wygenerować, sprawdzić, kto aktualnie i na których piętrach znajduje się w obiekcie, kto odpowiada za te osoby – mówi Adam Penkala. – Bardzo dużo mówi się o kwestiach bezpieczeństwa, organizuje się próbne ćwiczenia w większości biurowców. Tego typu rozwiązania mają zmienić nasze podejście i spowodować odejście od bardzo tradycyjnych ksiąg gości, obsługi papierowej do obsługi elektronicznej, która daje szybkość reakcji w tego typu sytuacjach.

Penkala podkreśla, że wdrożenie i utrzymanie takich rozwiązań wcale nie musi być kosztowne, tym bardziej że zwykle będzie stanowiło część kosztów wspólnych.

– W tym momencie informatyka poszła w stronę tzw. Software as a Service (SaaS), czyli udostępniania oprogramowania jako usługi, więc to są tzw. mikropłatności miesięczne, które są rozchodowane na wszystkich najemców czy na metry kwadratowe powierzchni – wyjaśnia Penkala. – W efekcie są to niezauważalne płatności z perspektywy danego najemcy, ale znacząco podnoszące wartość, jeśli chodzi o bezpieczeństwo czy optymalizację biznesu.

Eksperci podkreślają, że tego typu rozwiązania mogą być decydujące przy wyborze inwestycji. Tym bardziej że podaż na rynku jest rekordowo duża. JLL, firma monitorująca rynek nieruchomości, szacuje, że na koniec I półrocza 2016 roku całkowita podaż nowoczesnej powierzchni handlowej w Polsce wyniosła 13,07 mln mkw. Z kolei z danych Colliers International wynika, że na koniec czerwca łączne zasoby powierzchni biurowej w Polsce wyniosły 8,6 mln mkw., a na terenie całej Polski w budowie jest obecnie 1,4 mln mkw. biur (z czego w Warszawie ponad 600 tys. mkw.).