Lista zadań w CRM zmniejszy poziom stresu w firmie

Czy zdarzyła między twoimi pracownikami sytuacja, kiedy informacja o wyznaczonym przez ciebie zadaniu, spotkaniu czy zleceniu od klienta nie dotarła do adresata? Opóźnione terminy, zgrzytanie zębów i pytanie, kto zawinił – stąd już niedaleko do upadku dobrej atmosfery w firmie i stresu, że taka sytuacja się powtórzy. Pojawia się poczucie, że chyba nie końca umiemy się ze sobą porozumieć, że w naszym przedsiębiorstwie jest więcej chaosu niż porządku; brak dobrej organizacji może być zarówno wynikiem stresu między pracownikami, jak i jego przyczyną. A stres, z kolei, drastycznie obniża wydajność pracowników i niejednokrotnie prowadzi do zaniku pozytywnego podejścia do wykonywanej przez nich pracy. Niewielu zdaje sobie sprawę, że problem ten można łatwo wyeliminować poprzez wykorzystanie w swojej codziennej pracy systemu CRM – lista zadań, będąca jedną z wielu funkcji oferowanych przez aplikację miniCRM jest właśnie tym, co usprawni i uporządkuje pracę twoją i wszystkich zatrudnionych przez ciebie osób.

Więcej niż organizacja danych

Chociaż pochodzenie skrótu CRM (Customer Relationship Management) mogłoby sugerować, że system przede wszystkim opiera się na utrzymywaniu w porządku wszystkich danych klientów i partnerów biznesowych firmy, to jednak miniCRM firmy ageno.pl oferuje znacznie więcej niż to. Ta aplikacja to ogromna pomoc nie tylko w katalogowaniu danych, ale również w organizacji pracy przedsiębiorstwa – a to, w znacznej mierze, za sprawą funkcji zadań. Właśnie dzięki niej możliwe jest zaplanowanie dyspozycji obowiązków tak, by już nikt nie miał wątpliwości, za co jest odpowiedzialny, czego musi dopilnować i jakie pozycje znajdują się na jego liście rzeczy do zrobienia na dzisiaj, ten tydzień, czy miesiąc… Funkcja zadań brzmi dość ogólnie, jednak w praktyce oznacza ona możliwość przydzielenia danej kwestii, którą trzeba się zająć, konkretnej osobie, opcję robienia notatek, zarządzania kontaktami, kategoriami zadań czy nawet ponownego zorganizowania wpisów dzięki dodatkowym polom, które umożliwiają personalizację aplikacji pod kątem preferencji i potrzeb każdej firmy – w końcu każda z nich jest inna, a celem tego prostego CRM-u jest dostosowanie się do użytkowników tak, by poczuli swobodę działania w korzystaniu z aplikacji, a przez to wyciągali maksymalne korzyści z ułatwień, które oferuje system.

Lista, która się nie zgubi

Dzięki funkcji zadań w miniCRM nie ma obawy, że informacja o sprawie do załatwienia do kogoś nie dotrze; porzucić można myśli, że karteczka z listą bieżących kwestii, zostawiona na biurku współpracownika, zniknie w bliżej nieznanych, tajemniczych okolicznościach, wywołując zamieszanie, konsternację i typowe reakcje spod znaku „nikt mi nic nie powiedział”. Dzięki tej onlinowej aplikacji, administrator ma wgląd w listę wszystkich pracowników. Może on stworzyć on kolejne zadania, a następnie przypisać je jednemu lub kilku pracownikom, którzy zostaną o nowym zleceniu poinformowani w sposób tak niezawodny, jak i jasny. To szczególnie ważne, gdy zadania są drobne i pozornie mało istotne w swojej naturze – w praktyce jednak jest ich na tyle sporo, że zapamiętanie wszystkich często balansuje na granicy niemożliwego. Zapomnieć o jednej rzeczy zdarza się każdemu – ale zapominać o licznych drobiazgach, potrafi wywindować poziom stresu i poczucie braku dobrej organizacji pracy do absolutnego maksimum. Wtedy najczęściej, koło się zamyka, stres powoduje brak koordynacji, brak koordynacji powoduje dalszy stres między pracownikami oraz narastającą niepewność, czy ktoś o czymś nie zapomniał. Dzięki miniCRM, te obawy znikają – funkcja zadań, zaplanowana z myślą o wspomaganiu organizacji twojego przedsiębiorstwa, w zupełnie prosty i nieskomplikowany sposób ułatwia rozdzielanie obowiązków pomiędzy pracownikami. Czytelna, łatwa do zrozumienia lista zadań, do której dostęp mają wszyscy zatrudnieni, to coś wręcz niezbędnego w firmie, która chce uniknąć nieprzyjemnych, konfliktowych sytuacji wynikających z braku systemu zarządzania obowiązkami. Ostatecznie, listy zadań z CRM nie wciągnie przypadkowo w odkurzacz pani sprzątaczka i koniec końców, każdy będzie wiedział, co ma dzisiaj do zrobienia.

Lista dla wszystkich, zadania nie dla każdego

Ten prosty CRM online potwierdza, że ważna jest zarówno prostota formy, jak i atrakcyjność funkcji oferowanych przez aplikację. Dzięki elastyczności opcji i interface’u systemu, administratorzy mają możliwość tworzenia grup, w których umieszczają poszczególnych pracowników. Dzięki temu, nie wszyscy ujęci w liście zadań widzą poszczególne zlecenia – ma to szczególne znaczenie w momencie, gdy nawet w małej firmie, pracownik pracownikowi nie równy, a niektórzy z nich obejmują stanowiska kierownicze. Administrator lub administratorzy CRM-u w twojej firmie mają jeszcze większą kontrolę w przekazywaniu informacji między pracownikami, także tymi nieobecnymi; swobodnie mogą oni decydować o przydzielaniu zadań i ich wyświetlaniu, rozdzielając poszczególne osoby w konkretnych grupach – zależnie od ich kwalifikacji, zlecenia lub projektu, nad którym aktualnie trwają prace, stanowiska obejmowanego w firmie lub jakiegokolwiek innego czynnika, który wymyśli sobie administrator.

Wszystko pod kontrolą – od początku do końca

Skoro sama dobra i przejrzysta organizacja pracy w firmie, z wszystkimi pracownikami doskonale znającymi przydział swoich obowiązków, może tak bardzo przyczynić się do redukcji poziomu stresu w firmie, pomyśl, jakim komfortem będzie możliwość śledzenia procesu realizacji każdego z zadań. Jeśli myślisz, że wymaga to nużącego wywiadu u osoby, która zajmuje się daną kwestią, pochłaniającego czas, który można poświęcić na coś innego, czas zmienić zdanie. To również jedna z funkcji, którą oferuje aplikacja – zaraz po przydzieleniu zadania, administrator ma możliwość przyglądania się, jak postępuje jego realizacja. Wystarczy, że zaloguje się do miniCRM, bez konieczności osobistej wizyty u pracownika odpowiedzialnego za dane zadanie. To sprawia, że poczucie kontroli nad tym, co dzieje się w firmie wzrasta razem z poczuciem dobrej organizacji i koordynacji wysiłków zatrudnionych osób. Na każdym etapie istnieje możliwość sprawdzenia, jak ma się przydzielone zadanie i ewentualne skorygowanie błędów, wskazanie rzeczy pominiętych na początkowych etapach i ich nadrobienia – a wszystko przyczyni się do większej efektywności i lepszych rezultatów oraz poczucia, że pracownik nie jest sam w wykonywaniu obowiązków mu przydzielonych, nawet jeśli jest on za nie w głównej mierze odpowiedzialny.

Rozwiązanie łatwiejsze, niż na to wygląda

Umykające pamięci obowiązki, niekończące się dyspozycje przekazywane ustnie i obawa, że w natłoku dostarczanych nam informacji o czymś zapomnimy, to najprostsza droga do sytuacji, gdzie zarówno ty jak i twoi pracownicy działacie w stresie. Ty się zastanawiasz, czy wszyscy wszystko wiedzą i poświęcasz swój czas na przypominanie o zleconych zadaniach po kilka razy, a twoi podwładni czują się bombardowani wiadomościami zarówno powtarzanymi, jak i nowymi. Dzięki temu CRM-owi i oferowanej przez tę aplikację funkcji zadań, w twojej firmie wreszcie może zapanować taki porządek organizacji, jakiego życzylibyście sobie razem z twoimi pracownikami. Przejrzysty wygląd, elastyczność przydziału osób do poszczególnych grup i dostosowania opcji prywatności i wyświetlania zadań w poszczególnych kręgach, to tylko kilka z opcji, które ułatwiają zarządzanie obowiązkami twoich pracowników. Skoro tak łatwo jest ułatwić pracę sobie i twoim pracownikom, dlaczego by nie zrobić tego za pomocą miniCRM?

Artykuł został napisany przy współpracy z blogiem dla przedsiębiorców djx.pl oraz Ageno.pl z Bielska-Białej, twórcą miniCRM.