Fundusze unijne to nie darmowe pieniądze.

Fundusze europejskie od lat stanowią jeden z najważniejszych instrumentów wspierających rozwój polskich przedsiębiorstw. Dają szansę na inwestycje, wdrażanie nowych technologii i zwiększanie konkurencyjności. Jednocześnie wymagają odpowiedzialności, dobrej strategii i skrupulatności na każdym etapie realizacji projektu. O najczęstszych błędach popełnianych przez przedsiębiorców oraz o tym, jak skutecznie korzystać z unijnych dotacji, rozmawiamy z Rafałem Wiśniewskim, ekspertem specjalizującym się w pozyskiwaniu i rozliczaniu funduszy europejskich.

Od wielu lat zajmuje się Pan pozyskiwaniem i rozliczaniem funduszy europejskich. Jakie błędy przedsiębiorcy popełniają najczęściej?

Rafał Wiśniewski: Najczęściej spotykam się z przekonaniem, że dotacja rozwiąże wszystkie problemy finansowe firmy. To bardzo niebezpieczne podejście. Fundusze unijne nie są darmowymi pieniędzmi, które można po prostu wydać według własnego uznania. To środki publiczne obwarowane konkretnymi zasadami. Ich naruszenie może prowadzić do konieczności zwrotu części lub nawet całości dofinansowania.

Co sprawia przedsiębiorcom największą trudność podczas realizacji projektów?

Rafał Wiśniewski: Zdecydowanie niedoszacowanie kosztów. Wielu przedsiębiorców zakłada, że dotacja pokryje większość wydatków, tymczasem dofinansowanie obejmuje tylko część kosztów kwalifikowanych. Pozostałe środki trzeba zabezpieczyć samodzielnie. Jeśli firma nie ma odpowiednich rezerw lub dostępu do finansowania zewnętrznego, bardzo szybko mogą pojawić się problemy z płynnością.

Czy może Pan podać konkretny przykład?

Rafał Wiśniewski: Pamiętam przedsiębiorstwo budowlane, które realizowało projekt związany z wdrażaniem nowoczesnych technologii. Wszystko wyglądało bardzo obiecująco, ale po kilku miesiącach okazało się, że ceny sprzętu i materiałów znacznie wzrosły. Budżet projektu przestał się spinać, harmonogram zaczął się opóźniać, a firma musiała pilnie szukać dodatkowego finansowania. Na szczęście udało się uratować projekt, ale był to kosztowny i stresujący proces. To pokazuje, jak ważne jest realistyczne planowanie.

Czy zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorcy realizują projekty tylko dlatego, że mogą otrzymać dotację?

Rafał Wiśniewski: Niestety tak. To jeden z najpoważniejszych błędów. Niektórzy przedsiębiorcy próbują dopasować swoje pomysły do aktualnych konkursów i priorytetów unijnych. Tymczasem powinno być odwrotnie – projekt powinien wynikać ze strategii rozwoju firmy.

Jakie mogą być konsekwencje takiego działania?

Rafał Wiśniewski: Widziałem przypadek niewielkiej firmy IT, która stworzyła produkt związany z ochroną środowiska wyłącznie dlatego, że mógł liczyć na wysokie dofinansowanie. Problem polegał na tym, że nie było realnego zapotrzebowania rynkowego na to rozwiązanie. Po zakończeniu projektu okazało się, że produkt nie znajduje odbiorców, a firma poniosła straty i musiała zmierzyć się z konsekwencjami finansowymi. Dotacja nie zastąpi dobrze przemyślanej strategii biznesowej.

Wielu przedsiębiorców skupia się na pozyskaniu środków. A co z rozliczeniem projektu?

Rafał Wiśniewski: To etap, który bywa bagatelizowany, a jest równie ważny jak samo zdobycie dofinansowania. Każdy wydatek musi być odpowiednio udokumentowany, każda faktura poprawnie opisana, a wszystkie raporty składane terminowo. Nawet drobne błędy formalne mogą powodować poważne konsekwencje.

Naprawdę jeden błąd może wywołać tak duże problemy?

Rafał Wiśniewski: Oczywiście. Spotykałem się z sytuacjami, w których brak podpisu, nieprawidłowo wystawiona faktura czy spóźnienie w przekazaniu dokumentacji skutkowały wielomiesięcznymi wyjaśnieniami i ryzykiem utraty części dofinansowania. Instytucje rozliczające bardzo skrupulatnie kontrolują projekty i mają do tego pełne prawo.

Jak zatem przygotować się do projektu, aby zwiększyć szanse na sukces?

Rafał Wiśniewski: Przede wszystkim trzeba zacząć od solidnego planowania. Realistyczny budżet, dokładna analiza kosztów oraz spójność projektu ze strategią firmy to absolutne podstawy. Równie ważne jest prowadzenie dokumentacji od pierwszego dnia realizacji projektu. Nie można też zapominać o regularnym monitorowaniu postępów i szybkim reagowaniu na pojawiające się problemy.

Jaką rolę odgrywają w tym procesie firmy doradcze?

Rafał Wiśniewski: Bardzo dużą. Dobry doradca pomaga nie tylko przygotować skuteczny wniosek o dofinansowanie, ale również wspiera przedsiębiorcę podczas realizacji projektu, kontaktów z instytucjami i końcowego rozliczenia. Dzięki temu można uniknąć wielu błędów i zwiększyć bezpieczeństwo całego przedsięwzięcia.

Czy wybór doradcy ma znaczenie?

Rafał Wiśniewski: Ogromne. Na rynku działa wiele firm doradczych, ale nie wszystkie oferują kompleksowe wsparcie. Niska cena często oznacza ograniczony zakres usług lub mniejsze doświadczenie. Dlatego zawsze warto sprawdzić referencje, doświadczenie zespołu oraz zakres odpowiedzialności doradcy. Trzeba jednak pamiętać, że ostateczna odpowiedzialność za projekt zawsze spoczywa na beneficjencie.

Jaką najważniejszą radę dałby Pan przedsiębiorcom myślącym o funduszach europejskich?

Rafał Wiśniewski: Zawsze powtarzam, że warto sięgać po dotacje tylko wtedy, gdy wiemy, po co to robimy. Fundusze unijne mogą znacząco przyspieszyć rozwój przedsiębiorstwa, pomóc we wdrażaniu nowych technologii i zwiększyć konkurencyjność firmy. Jednak źle przygotowany projekt może prowadzić do problemów finansowych i konieczności zwrotu środków. Nie chodzi o to, by gonić za dotacjami. Chodzi o to, by konsekwentnie realizować własną strategię rozwoju i traktować fundusze jako narzędzie wspierające ten proces.

Redakcja: Dziękujemy za rozmowę.

Rafał Wiśniewski: Dziękuję.

Rafał Wiśniewski jest ekspertem w zakresie pozyskiwania i rozliczania funduszy europejskich oraz właścicielem firmy Roseti Polska Sp. z o.o. Od lat wspiera przedsiębiorców w skutecznym zarządzaniu projektami dofinansowanymi ze środków unijnych, pomagając im minimalizować ryzyko i maksymalnie wykorzystać dostępne możliwości rozwoju.