Ile można zaoszczędzić wdrażając system chroniący sygnalistów?

Europa zmierza w kierunku recesji. Rosnące ceny energii, galopująca inflacja, brak możliwości przewidywania przyszłości to czynniki, które nie tylko wprowadzają niepewność ekonomiczną, ale także zwiększają ryzyko oszustw gospodarczych. Dotyczy to zarówno zewnętrznych fraudów dystrybucyjnych jak i wewnętrznych oszustw, których przedsiębiorstwa mogą stać się ofiarą. Eksperci uważają, że podczas spowolnienia gospodarczego, stres także ten finansowy, doprowadzi do wzrostu niewłaściwego postępowania związanego z oszustwami. Od dwóch lat europejskie przedsiębiorstwa intensywnie wdrażają systemy chroniące sygnalistów w myśl unijnej dyrektywy z 2019 roku. Jak ważna jest rola sygnalistów i ile można zaoszczędzić stwarzając im poufny i bezpieczny kanał komunikacji?

Kim jest sygnalista?

Jest to pracownik, który zgłasza nieprawidłowości w firmie. Dzięki unijnej dyrektywie zgłoszenia te mogą następować za pośrednictwem w pełni bezpiecznego systemu, który gwarantuje pracownikom poufność. Dbanie o bezpieczne miejsce pracy, właściwy sposób promowania kultury otwartej i uczciwej komunikacji w przedsiębiorstwie może znacznie ograniczyć lub pomóc nie dopuścić do powstawania strat finansowych i wizerunkowych w firmach.

Prawo dotyczące ochrony sygnalistów zobowiązuje firmy do udostępnienia kanałów umożliwiających poufne zgłaszanie naruszeń, wdrożenie mechanizmów praktycznie chroniących sygnalistów przed odwetem oraz wypracowanie zasad rozpatrywania zgłoszeń w ściśle określonych terminach. Pracodawca musi zapewnić bezpieczny, poufny kanał zgłaszania takich nieprawidłowości, a także procedury, które będą chronić pracowników zgłaszających nieprawidłowości.

W pierwszym okresie do wdrożenia systemu ochrony sygnalistów zobowiązane są wszystkie instytucje publiczne zatrudniające powyżej 50 osób, a także przedsiębiorstwa prywatne, których liczba pracowników przekracza 250 osób. Jednak procedurę wdrażania takich systemów powinny rozważyć wszystkie przedsiębiorstwa, które chcą chronić swój biznes. Wiele przykładów pokazuje, że brak skutecznego kanału do zgłaszania nieprawidłowości może prowadzić do dramatycznych strat finansowych przedsiębiorstw.

Jak upadali najwięksi?

Choć wiele firm szczyci się kulturą organizacyjną i kodeksami etycznymi, które głoszą zasady „zero tolerancji dla oszustw” to w praktyce nie gwarantują one bezpieczeństwa organizacji.  Pomimo dużych nakładów finansowych inwestowanych w zapobieganie nadużyciom wiele potężnych korporacji nie uchroniło się przed poważnymi kryzysami, których można by uniknąć wdrażając proste mechanizmy chroniące osoby zgłaszające nieprawidłowości.

Skandale obniżyły wyceny rynkowe i zrujnowały reputację firm takich jak Boeing i BP. Pierwsza z firm po katastrofach dwóch samolotów pasażerskich w których zginęło 346 osób zmuszona została do uziemienia całej floty samolotów Boeing 737 MAX. Jak się okazało w toku procesu Transport Canada sygnalizował wcześniej problemy z błędnymi czujnikami, które powodowały rozproszenie i dezorientację pilotów. Boeing zignorował ten głos, a konsekwencje tych decyzji to nie tylko straty finansowe szacowane na 10 mld USD, ale także utrata reputacji i co najważniejsze śmierć wielu osób.

W 2010 z potężnym kryzysem mierzył się natomiast koncern naftowy BP. Były współpracownik koncernu BP Kenneth Abbot powiedział, że operacje BP na Morzu Północnym nie były poddane odpowiednim regulacjom i nadzorowi, a koncern nie posiadał „krytycznie” ważnych atestów bezpieczeństwa. Abbott pracował dla BP, jako menadżer platformy wiertniczej „Atlantis” w Zatoce Meksykańskiej. Jak powiedział dziennikarzom, został zwolniony w 2009 r. po zakwestionowaniu podejścia koncernu do procedur bezpieczeństwa.

Wraz organizacją pozarządową Food and Water Watch Abbott wytoczył w 2009 roku sprawę koncernowi BP, wnioskując o zamknięcie platformy „Atlantis” usytuowanej blisko 100 km na południe od Nowego Orleanu.

Z kolei najgłośniejszym finansowym krachem mógł poszczycić się Enron. Wiceprezes Enronu – Sherron Watkins, odważyła się zwrócić uwagę na nieprawidłowości księgowe w tej firmie. Nie otrzymując wsparcia w zakresie uzyskania pełnej anonimowości nawet dekadę później zmagała się z trudnościami w znalezieniu pracy. Za wykrycie nieprawidłowości pracownik nie powinien być szkalowany. Niestety kultura językowa, oskarżanie o tzw. „donosicielstwo” sprawia, że bardzo trudno zmienić społeczny obraz sygnalistów i ukazać ważną rolę jaką mogą pełnić w firmach. Dla firmy ENRON konsekwencją było spektakularne bankructwo koncernu energetycznego. Inwestorzy ponieśli gigantyczne straty na inwestycjach w akcje i obligacje spółki. Tysiące pracowników straciło pracę. Z rynku audytorskiego zniknął Arthur Andersen. Skompromitowały się agencje ratingowe i biura maklerskie. Ale czy ten i inne gigantyczne skandale czegokolwiek nauczył zarządy spółek i nadzorców? Przede wszystkim powinny uczyć, by uważnie wsłuchiwać się w głosy pracowników ponieważ mogą oni pomóc wykryć nieprawidłowości na wczesnym etapie unikając potężnych strat.

Dlaczego pracownicy nie chcą zgłaszać nieprawidłowości?

Według raportu z 2020 EY „Światowe Badanie Uczciwości w Biznesie” głównymi powodami, dla których pracownicy nic nie mówią jest poczucie, że zgłoszenie podejrzeń nie wywoła reakcji (50 proc.), obawa o dalszy rozwój kariery (39 proc.), poczucie presji ze strony kierownictwa, aby nie dokonywać zgłoszeń (29 proc) oraz obawa o własne bezpieczeństwo (29 proc.) Większość tych obaw dotyczy poczucia braku poufności przy zgłaszaniu nieprawidłowości. Nawet jeśli firma dysponuje systemem ich zgłaszania, ale nie zapewnia dla pracownika poczucia bezpieczeństwa, system nie może działać prawidłowo.

System zgłaszania nieprawidłowości z bonusem finansowym 10 tys. zł

Wychwycenie nieprawidłowości w działaniu organizacji na wczesnym etapie umożliwia szybkie wprowadzenie działań naprawczych. Z całą pewnością lepiej jest dla organizacji, gdy naruszenie zostanie wykryte wewnątrz przedsiębiorstwa. Warto pamiętać, że w wielu przypadkach wykrycie naruszenia w ogóle nie jest możliwe bez informacji od pracownika, jeśli więc nie będzie on przekonany, że może bezpiecznie zgłosić problem pracodawcy, nieprawidłowość może się utrzymywać, narażając pracodawcę na poważne ryzyka.

„Prawidłowo zorganizowany system zgłaszania naruszeń będzie wzmacniać zaufanie pracowników do pracodawcy, budować ich lojalność i wspierać uczciwość, z drugiej zaś strony może eliminować osoby, które poprzez działania niezgodne z prawem powodują szkody dla pracodawcy. Żeby jednak wszystko skutecznie działało pracownicy muszą zostać przeszkoleni i dokładnie poinformowani o możliwościach zgłaszania nieprawidłowości. Dlatego oferujemy pracodawcom nie tylko system szyfrowany do przyjmowania zgłoszeń Sygnanet, ale także przygotowaliśmy procedury i szkolenie dla pracowników, które można zrealizować on-line. Potencjalne koszty zorganizowania  szkolenia dla pracowników jakie oferujemy w cenie naszego abonamentu to od 4 do 10 tys. zł. Dodatkowo każdy nasz partner otrzymuje procedurę zgłoszeń wewnętrznych, a koszty przygotowania takiego materiału w kancelariach to nawet 6 tys. zł.  W cenie naszej usługi są zatem bonusy o wartości 10 tys. zł.” – mówi mec. Katarzyna Abramowicz, prezes zarządu Specfile, wydawcy Sygnanet – szyfrowanej i certyfikowanej platformy do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów.

Po co firmom szyfrowany system zgłaszania  nieprawidłowości?

By wdrożyć system dla ochrony sygnalistów firmy mierzą się z szeregiem wyzwań. Musimy wyznaczyć pracownika, którego przeszkolimy i który będzie część swojego czasu poświęcał na odbieranie zgłoszeń i reagowanie na nie.

Osoba odbierająca zgłoszenia musi wykonać szereg zadań: odpisywać sygnaliście i potwierdzać przyjęcia zgłoszeń, utrzymywać z nim kontakt, prowadzić rejestr, uzupełniać protokół, prowadzić statystyki, wreszcie rozliczać cały procesu, archiwizować dane i dbać o ochronę danych potencjalnych zgłaszających. Wybierając szyfrowany system zgłaszania nieprawidłowości wszystkie te czynności odbywają się automatycznie oszczędzając czas pracownika i przede wszystkim gwarantując pełne bezpieczeństwo i eliminując błąd ludzki.

System Sygnanet generuje także raporty, które mogą pomóc zidentyfikować obszary problemowe w organizacji i ujawnić wzorce niewłaściwych postępowań. Takie raporty mogą być pomocne nie tylko dla zarządu i interesariuszy, ale także mogą pomóc zrozumieć problemy, budować rozwiązania  np. szkolenia z obszaru wskazanego przez zgłaszającego.

Szkoda może mieć formę finansową, prawną lub reputacyjną dla organizacji. Wybierając szyfrowany system ochrony sygnalistów ograniczamy narażenia na ryzyko finansowe  np. w wyniku nieodkrytej korupcji, czy sankcji za brak odpowiednich narzędzi i regulacji, złamania RODO w stosunku do ochrony zgłoszeń. Jednocześnie dzięki używaniu wewnętrznego kanału chronimy reputację firmy. Wreszcie to potężne narzędzie komunikacji wewnętrznej ograniczające ryzyko operacyjne. Używając takich narzędzi pracodawca tworzy także bezpieczne środowisko pracy poprzez zmniejszenie zachowań dyskryminujących. Nie da się zatem przecenić wartości jaką daje wdrożenie systemu chroniącego sygnalistów, a przykłady wielkich upadków światowych koncernów, które zignorowały, bądź zbyt późno zareagowały na zgłaszane problemy powinny być dla wszystkich z nas ważnym ostrzeżeniem.