Jakie są rodzaje faktur?

Oprócz zwykłej faktury możesz wystawiać lub otrzymywać również inne rodzaje dokumentów księgowych. Możesz zobaczyć, które faktury mają zastosowanie w zależności od rodzaju transakcji.

• Podstawowa faktura VAT

Faktura VAT jest najczęściej stosowaną fakturą w obrocie gospodarczym. Dokumentuje ona sprzedaż towarów lub usług przez podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT.

Nie masz obowiązku wystawiania faktury klientowi, chyba że sam tego zażąda.

Faktura może być drukowana lub wystawiona elektronicznie. Powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dla Ciebie, jeden dla nabywcy.

• Faktura zaliczkowa

Faktury zaliczkowe wystawiane są dla zadatków, przedpłat i zaliczek. Wystawia się ją, gdy otrzymamy od nabywcy co najwyżej część zapłaty przed jej dokonaniem:

• Sprzedaż

• Dostawa towarów lub świadczenie usług
• Sprzedażą wysyłaną z terytorium kraju
• sprzedaż konsygnacyjna na terytorium kraju.
• Faktura zaliczkowa musi być wystawiona

Nie później niż 15 dnia po miesiącu, w którym otrzymano płatność,

nie wcześniej niż 30. dnia przed otrzymaniem jakiejkolwiek lub całości zapłaty z tytułu przyszłej dostawy lub wykonania towaru.

Po zakończeniu transakcji wystawiasz fakturę końcową. Jeśli faktura zaliczkowa NIE obejmuje całej płatności, wystawiasz fakturę końcową.

Jeżeli część zapłaty została udokumentowana fakturą zaliczkową, wystawiasz rachunek końcowy na zasadach ogólnych. 30. dzień to najwcześniej, ale nie później niż 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów i usług.

Faktury muszą być wystawiane przez podatników podatku od towarów i usług w przypadku częściowej lub całkowitej zapłaty

Jeśli otrzymałeś całość lub część zapłaty, nie możesz wystawić faktury zaliczkowej.

Faktura zaliczkowa powinna zawierać:

• Datę wystawienia.
• Numer kolejny to numer, który jest unikalny dla danej faktury. Może być oparty na jednej lub kilku seriach.
• Pełne imię i nazwisko (lub imiona) podatnika, a także adresy osób, które nabyły towary lub usługi.
• Numer NIP służący do identyfikacji podatnika do celów podatkowych
• Numer, który identyfikuje nabywcę towarów i usług dla celów podatkowych lub podatku od wartości dodanej, oraz datę otrzymania przez niego towarów/usług.
• Data zakończenia lub wykonania dostawy towarów i świadczenia usług lub data otrzymania zapłaty, jeżeli data ta jest specyficzna i różni się od daty widniejącej na fakturze
• Kwota otrzymanej zapłaty
• Kwota podatku obliczona na podstawie otrzymanej zapłaty.

Jak rozmawiać z klientami o finansowaniu alternatywnym? – czytaj na https://fakturymanager.pl/a/pjyr,jak-rozmawiac-z-klientami-o-finansowaniu-alternatywnym

• Faktura uproszczona

Faktura uproszczona to paragon fiskalny, który kosztuje do 450 zł brutto (100 euro) i zawiera NIP nabywcy. Należy ją traktować jak zwykłą fakturę.

Faktura uproszczona ma mniej szczegółów niż zwykła faktura. Są to:

• Data wystawienia faktury, daty sprzedaży
• Numer kolejny faktury
• Dane sprzedawcy i nabywcy, w tym NIP
• Nazwa towaru lub usługi
• Ewentualna kwota rabatu
• całkowita kwota należności.

Nie można już wystawić zwykłej faktury, która zawiera wszystkie dane nabywcy dla faktury uproszczonej.

Jeżeli:

• Dotyczy zarówno sprzedaży poprzez wysyłkę z terytorium kraju, jak i sprzedaży poprzez wysyłkę na terytorium kraju.
• Dotyczy sprzedaży, w przypadku której numer podatkowy nabywcy nie jest umieszczony na fakturze
• Transakcje podlegające opodatkowaniu na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż Polska. Obowiązek podatkowy w zakresie podatku od towarów i usług ciąży na nabywcy towarów i usług.
• Jeżeli sprzedaż jest zarejestrowana na kasie fiskalnej i potwierdzona paragonami, możesz wystawić fakturę do paragonu, jeżeli:
• Na paragonie znajduje się numer NIP nabywcy.
• Łączna kwota paragonu jest większa niż 450 zł brutto (nie jest to faktura uproszczona).

W momencie zakupu klient musi zaznaczyć, czy kupuje jako podatnik czy jako konsument. Jeśli klient nie poda swojego NIP-u przed wystawieniem paragonu, zostanie uznany za kupującego jako konsument. Klient może zażądać faktury. Sprzedawca wystawi jednak rachunek konsumencki bez numeru identyfikacyjnego nabywcy.

• Ponowne fakturowanie

Refakturowanie odnosi się do procesu, w którym przedsiębiorca nabywa usługi pod własnym nazwiskiem, a następnie odsprzedaje je innemu przedsiębiorcy. Działa on jako pośrednik między sprzedawcą a odbiorcą końcowym.

Refakturowanie nie jest zdefiniowane przez prawo. Wynika ono z orzecznictwa. Refakturowanie jest najczęściej stosowane w odniesieniu do kosztów mediów w przypadku najmu. Koszty te są kupowane przez wynajmującego i obciążają najemcę.

Odsprzedaż usług jest traktowana tak samo jak podmiot, który je świadczył, więc musisz wystawić fakturę VAT. Zazwyczaj używasz tej samej kwoty netto, co na fakturze, która dokumentuje zakup od bezpośredniego dostawcy. Jednakże, nie wszystkie przypadki są takie same.

Transakcje refakturowania muszą być regulowane przez wzajemne umowy. Stawka VAT na fakturze może zależeć od umowy.

• Usługi komunalne

Jeżeli usługa najmu nie jest traktowana jako odrębna od usługi udostępniania mediów, najemca może zastosować obniżoną stawkę VAT na refakturowane koszty mediów, tak jak w przypadku faktury wystawionej bezpośrednio przez dostawcę mediów.

Jeśli media i najem stanowią kompletną usługę, np. jeśli najemca rozlicza media ryczałtem, to podlegają one opodatkowaniu stawką podstawową 23%.

Uwaga: Usługa kompleksowa to jedna całość, która nie może być rozbita w celu refakturowania jej części.

• Pozostałe usługi

Usługi, które są zwolnione z VAT lub mają niższą stawkę podatkową, często związane są z podmiotami je świadczącymi. Jeśli określone podmioty świadczą usługi pocztowe, kulturalne czy medyczne, to są one zwolnione z VAT. Usługi te powinny być refakturowane według stawki 23% VAT.

• Usługi gastronomiczne

Usługi hotelarskie i gastronomiczne powinny być refakturowane w kwocie brutto z faktury bezpośredniego dostawcy. Zgodnie z przepisami usługi te nie mogą być odliczane od stawki VAT. Organy podatkowe w swoich interpretacjach zgadzają się, że mogą być one fakturowane z zastosowaniem 8% stawki VAT.

• Przychód i obowiązek podatkowy

Przyjmuje się, że momentem wykonania usługi jest moment, w którym została ona wykonana przez pośrednika. Jeżeli obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usług powstaje z chwilą wystawienia faktury, to datą powstania obowiązku podatkowego będzie data wystawienia faktury.

W orzecznictwie organów podatkowych i sądów utrwalił się pogląd, że przychód należy utożsamiać z datą jej wystawienia. Jeżeli strony ustalą okresy rozliczeniowe, to przychód powstanie w ostatnim dniu.

• Samofakturowanie

Samofakturowanie odnosi się do procesu, w którym nabywca wystawia fakturę dla siebie, w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Jeżeli:

• Jest płatnikiem podatku VAT
• Ze sprzedawcą została podpisana umowa określająca procedury przyjmowania faktur.
• Przepisy nie określają formy, treści, ani czasu trwania umowy. Ważne jest, aby wspomnieć o okresie obowiązywania umowy, procedurze postępowania w przypadku nieprawidłowości oraz warunkach wcześniejszej rezygnacji.
• Dokument nabywcy staje się fakturą sprzedaży, gdy zostanie zatwierdzony przez sprzedawcę. Nie musi być on podpisany. Przepisy nie precyzują sposobu zatwierdzania faktur. Interpretacje tzw. milczącej akceptacji są podzielane przez organy podatkowe. Strony mogą przyjąć, że sprzedawca nie zgłosił zastrzeżeń do zatwierdzenia faktury w ustalonym terminie. Obowiązkiem sprzedawcy jest również odnotowanie tego faktu w swoim komputerze.
• Elementy faktury dla nabywcy są identyczne jak na standardowych fakturach. Wymagana jest jednak adnotacja „samofakturowanie”.