5 podstawowych metod tworzenia grafików pracy

Żeby stworzyć optymalny grafik, trzeba z wyprzedzeniem poddać analizie wiele czynników. Harmonogram musi brać pod uwagę budżet, preferencje i możliwości kadry, a przy tym powinien uwzględniać aktualne zapotrzebowanie na pracowników. Poznaj 5 najpopularniejszych metod tworzenia grafików pracy i dowiedz się, jakie zalety, a jakie wady cechują każdą z nich. Poszczególne sposoby zdecydowaliśmy się uporządkować od najprymitywniejszego do najnowocześniejszego.

źródło: GrafikOptymalny.pl

1. Tradycyjny papier

Zalety:

– zdecydowanie najtańsza metoda – wymaga wyłącznie zakupu kartek i długopisu,

– niepotrzebne są tutaj żadne większe umiejętności ani pomoce (komputer, internet czy choćby prąd).

Wady:

– czasochłonność (faktyczne koszty, uwzględniające wartość godziny pracy czy cenę ewentualnej pomyłki, są zatem znacznie wyższe),

– problemy z nanoszeniem poprawek – pokreślony harmonogram jest nieczytelny i może generować nieporozumienia, ponadto wszelkie zmiany należy wykonywać na miejscu,

– osoba układająca grafik musi być samodzielna i znać przepisy Kodeksu Pracy.

2. Word

Zalety:

– poprawki nanosi się łatwo i przyjemnie – co więcej, można to robić zdalnie,

– tabele są przejrzyste i estetyczne.

Wady:

– konieczność orientacji w przepisach,

– Word nie ułatwia wywiadu odnośnie preferencji kadry,

– pracowników należy oddzielnie poinformować o naniesionych zmianach.

3. Excel

Zalety:

– łatwość wprowadzania czasu pracy i ewentualnych poprawek (także zdalnie!),

– powstałe tabele są czytelne i miłe dla oka,

– w arkuszu można zastosować skrótowe formuły sumujące czas pracy.

Wady:

– osoba układająca grafik musi biegle obsługiwać dość skomplikowany program,

– musi także orientować się w Kodeksie Pracy,

– łatwość nanoszenia zmian niestety nie idzie w parze z szybkim obiegiem informacji.

4. Google Docs

Zalety:

– wszystkie plusy wymienione przy okazji Excela (estetyka, łatwa edycja, możliwość sumowania czasu pracy),

– łatwiejszy wywiad wśród pracowników – utworzenie oddzielnego arkusza umożliwia szybkie zebranie preferencji,

– jeśli pracownicy posiadają konta Google, mają całodobowy dostęp do aktualnej wersji grafiku, dzięki czemu mogą na bieżąco śledzić zmiany.

Wady:

– konieczność samodzielnego dostosowywania harmonogramu do przepisów Kodeksu Pracy,

– naruszenie zasad ochrony danych osobowych (niezgodność z tzw. wytycznymi GIODO).

5. Grafik Optymalny

Zalety:

– wszystkie plusy dotyczące Excela,

– zachowanie zgodności z wytycznymi GIODO,

– program sprawdzi zgodność harmonogramu z przepisami prawa za Ciebie,

– pracownicy zostaną automatycznie powiadomieni o nowym harmonogramie czy uwzględnionych zmianach,

– usprawniona optymalizacja grafiku pracy,

– możliwość wygenerowania przydatnych dokumentów, w tym list obecności.

Wady:

– konieczność zmierzenia się z lękiem przed nowym i nieznanym.

Potrzebujesz więcej porad? Pobierz darmowy ebook na temat tego, jak stworzyć idealny harmonogram czasu pracy na GrafikOptymalny.pl.